Tous vos documents sur une seule plateforme – de la réception à l'archivage, en passant par l'enregistrement et la validation. Enregistrement, gestion des versions, suivi des échéances, droits d'accès, circuits d'approbation et reconnaissance de texte OCR par IA, sans installation, depuis le navigateur.
DataMagic DMS gère l'ensemble du cycle de vie des documents sur une plateforme unique. Qu'il s'agisse de l'enregistrement simple d'une petite entreprise ou des circuits d'approbation à plusieurs niveaux d'un groupe de sociétés, c'est le même système qui répond au besoin.
Enregistrement en masse, gestion groupée des documents, gestion des versions, modèles, recherche flexible, reconnaissance de texte OCR et gestion des métadonnées – avec exploration jusqu'aux chaînes de pièces justificatives.
Un environnement cloud sécurisé qui dessert toutes les filiales d'un groupe de sociétés sur une plateforme unique – avec des données de base communes, mais des documents et des droits d'accès distincts pour chaque société.
Processus de validation et d'approbation : à chaque modification de document, une tâche est créée automatiquement chez le collaborateur concerné, avec un centre de tâches unifié et la validation en masse.
Matrice de droits d'accès par rôle ou par utilisateur : l'accès aux documents, aux dossiers, aux opérations et même à un seul champ de données peut être contrôlé. Documents confidentiels avec accès nominatif.
Le parcours de chaque document est traçable, de la réception des documents à l'archivage : modifications journalisées, étapes de validation, changements de statut et suivi proactif des échéances.
MS Office, messagerie, signature électronique, liaison de données NAV, BKSZ (service hongrois de distribution sécurisée) et API REST ouverte – les documents naissent là où le travail se fait.
Tous les documents en un seul endroit : numéro d'enregistrement, catégorie, version, responsable et statut sur chaque document – avec aperçu intégré, sans téléchargement. Les résultats se filtrent par métadonnées comme par contenu.
Sources : saisie manuelle, boîte mail, dossier partagé, NAV, service BKSZ et autres API – le système assure automatiquement la prise en charge des documents.
Les éléments provenant des sources et en attente de traitement sont rassemblés ici.
Arrivée enregistrée, complétée des données de base.
Finalisés avec numéro d'enregistrement et métadonnées.
Référentiel central consultable, versionné et protégé par droits d'accès.
Dossier de réception, boîte courriel, NAV et service BKSZ comme sources – les documents en attente dans une seule liste, avec enregistrement individuel ou en masse.
Les contrats comptent parmi les documents les plus précieux de l'entreprise : dans le DMS, ils ne dorment pas dans un dossier, ils vivent dans un registre actif – avec les échéances, les responsables et l'ensemble du dossier documentaire associé.
Tous les contrats dans un seul registre : partenaire, objet, validité, valeur.
Création automatique de contrats à partir des données partenaires et des données de base à jour.
Notification automatique des fenêtres de résiliation, des révisions et des prolongations.
Annexes, avenants, factures et attestations d'exécution sur une seule fiche.
Des versions de négociation à l'exemplaire final scanné et signé.
Le système surveille les échéances et alerte de lui-même – aucun contrat n'expire inaperçu.
L'ensemble du parcours est journalisé : de la création à la signature numérique, chaque changement de statut, responsable et date reste traçable – le diagramme de flux montre l'historique réel du contrat.
Lorsqu'un document ou une pièce justificative change, le système lance automatiquement une tâche chez le collaborateur concerné – chacun voit les tâches qui l'attendent dans une liste centrale unique, quelle que soit la société ou le processus.
Le modèle de processus attribue la tâche à un rôle, un groupe ou une personne ; plusieurs tâches identiques peuvent être clôturées en une fois (validation en masse).
Courriel et notification push pour chaque nouvelle tâche ; récapitulatif matinal des tâches en cours disponible sur demande.
Une tâche peut être transférée ou soumise pour avis ; en cas d'absence, elle est automatiquement attribuée au suppléant.
Derrière chaque pièce justificative, tout est visible : qui l'a émise, qui l'a validée, quand – y compris sous forme de diagramme de flux.
Les processus en cours et clôturés de toute pièce justificative, affichables aussi en diagramme de flux.
Tâches en retard mises en évidence, temps de traitement mesuré par processus.
Liste de tâches centrale et diagramme de flux visuel : qui a validé, quelle est la prochaine étape, où le processus est bloqué – en temps réel, quelle que soit la société ou le processus.
La matrice de droits d'accès permet de définir en détail quel utilisateur peut accéder à quel document et ce qu'il peut modifier – avec des groupes de droits, jusqu'au niveau du champ.
L'accès à certains documents ou leur modification se règle utilisateur par utilisateur.
La visibilité de branches entières de dossiers peut être restreinte.
Enregistrement, versionnage, suppression, validation – autorisables opération par opération.
Il est même possible de masquer ou de verrouiller un seul champ.
Accès nominatif et droit de modification distinct ; pour tous les autres, le document n'apparaît ni dans les listes ni dans la recherche. Chaque consultation est journalisée.
Un seul écran pour chaque décision : données partenaires, aperçu du document, historique.
Toutes les fonctions du DMS sont également accessibles par programmation. Les systèmes externes se connectent de manière sécurisée, sous contrôle des droits d'accès : entre les systèmes d'entreprise existants (ERP, CRM, paie) et le DMS, aucun transfert manuel – les données circulent automatiquement et de façon journalisée.
Téléversement, enregistrement, recherche, gestion des versions et des métadonnées via une interface standard.
Nouveau document, validation, échéance : le système externe est informé immédiatement des événements du DMS.
Reprise structurée des archives existantes, avec métadonnées, dossiers et versions.
Connexion de boîtes courriel, de scanners réseau, de prestataires de signature électronique et d'archivage ; liaison de données NAV / autorités.
La documentation de l'API et l'environnement de test sont disponibles dès le premier jour du déploiement : les développeurs construisent les intégrations à leur propre rythme, sans mettre en péril les données de production.
Demandez une démonstration et voyons ensemble comment DataMagic DMS s'intègre à vos processus de gestion documentaire – de la petite entreprise au groupe de sociétés.
Demander une démonstration