所有文档集中于一个平台——从收件到登记归档、审批，直至归档保存。登记归档、版本管理、期限监控、权限管理、审批流程和 AI OCR 文字识别，无需安装，通过浏览器即可使用。
DataMagic DMS 在同一个平台上管理文档的完整生命周期。无论是小企业简单的登记归档，还是集团多级审批流程，都由同一套系统提供支持。
批量登记归档、批量文档管理、版本管理、模板管理、灵活检索、OCR 文字识别和元数据管理——可下钻至凭证链。
基于云的安全环境，在同一个平台上服务于集团的所有成员公司——共享主数据，但各公司的文档与权限彼此独立。
审批与许可流程：文档发生变更时，会自动在相应员工处生成任务，配备统一的任务中心和批量审批。
按角色或按用户设置的权限矩阵：文档、文件夹、操作，乃至单个数据字段的访问都可加以控制。机密文件采用指名到人的访问授权。
每份文档从收件到归档保存的全过程均可追溯：记录留痕的修改、审批步骤、状态变更以及主动的期限监控。
MS Office、邮件、电子签名、NAV 数据连接、安全投递服务（Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás）以及开放的 REST API——文档就在工作发生之处生成。
所有文件集中于一处：每份文档都带有登记编号、类别、版本、负责人和状态——内置预览，无需下载。检索结果既可按元数据筛选，也可按内容筛选。
来源：手工录入、邮箱、共享文件夹、NAV、安全投递服务（Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás）以及其他 API——系统自动完成文档的接收。
各来源中尚待处理的条目都汇集于此。
已登记收件，并附有基础数据。
以登记编号和元数据完成最终确认。
可检索、带版本、受权限保护的中央文档库。
收件文件夹、e-mail 邮箱、NAV 和安全投递服务（Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás）均可作为来源——待处理文档集中于一个列表，支持逐条或批量登记归档。
合同是企业价值最高的文件：在 DMS 中，它们不会在某个文件夹里蒙尘，而是存在于动态的台账之中——连同期限、负责人和全部相关文件资料。
所有合同集中于一份台账：合作方、标的、有效期、金额。
依据实时的合作方数据与主数据自动生成合同。
就解约窗口期、复审和续约自动发出通知。
附件、变更、发票和履约证明集中于一张卡片。
从谈判过程中的各版本，到扫描的、已签署的最终副本。
系统监控各项期限并主动提醒——没有任何一份合同会在无人察觉中到期。
全生命周期均有记录：从创建到数字签名，每一次状态变更、负责人和时间点都可追溯——流程图呈现合同的真实历程。
当文档或凭证发生变更时，系统会自动在相应员工处发起任务——每个人都在同一份中央任务列表中查看待办事项，不受公司和流程的限制。
流程模板可将任务分配给角色、组或个人；多个相同任务可一次性关闭（批量审批）。
新任务通过 e-mail 和推送消息提醒；可选择接收关于当前待办事项的晨间摘要。
任务可转交、可发出征询意见；员工不在岗期间，任务自动转由代理人接收。
每份凭证背后都一目了然：由谁发出、由谁审批、于何时——还可以流程图形式呈现。
任一凭证进行中和已结束的流程，均可以流程图形式展示。
逾期任务突出显示，处理周期按流程分别计量。
中央任务列表与可视化流程图：由谁审批、下一步是什么、流程卡在何处——实时呈现，不受公司和流程的限制。
借助权限矩阵，可精细定义哪位用户能访问哪些文档、能修改什么——通过权限组，甚至可精确到字段级。
对个别文件的访问或编辑权限，可按用户逐一控制。
可对整个文件夹分支的可见性加以限制。
登记归档、版本管理、删除、审批——可按操作分别授权。
甚至可以隐藏或锁定单个字段。
指名到人的访问授权和单独的编辑权限；对其他所有人而言，该文件既不出现在列表中，也不出现在检索结果中。每一次查阅都有记录留痕。
每项决策都对应一块屏幕：合作方数据、文件预览、历史记录。
DMS 的所有功能均可通过编程方式访问。外部系统在受权限约束的前提下安全接入，因而现有企业系统（ERP、CRM、薪资核算）与 DMS 之间无需手工转录数据：数据自动流转，并全程记录留痕。
通过标准接口完成上传、登记归档、检索、版本和元数据管理。
新文件、审批、到期：外部系统即时获知 DMS 中发生的事件。
对现有档案库进行结构化接管，连同元数据、文件夹和版本一并纳入。
接入 e-mail 邮箱、网络扫描仪、电子签名与归档服务商；NAV／政务数据连接。
API 文档和测试环境自项目上线第一天起即可使用，因此开发人员可按自己的节奏搭建集成，而不必冒险动用生产数据。
预约演示，让我们一起看看 DataMagic DMS 如何契合贵方的文档管理流程——从小企业到集团。
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