Todos os documentos numa só plataforma – da receção ao arquivo, passando pelo registo e pela aprovação. Registo, gestão de versões, monitorização de prazos, gestão de direitos de acesso, circuitos de aprovação e reconhecimento de texto por OCR com IA, sem instalação, a partir do navegador.
O DataMagic DMS gere todo o ciclo de vida dos documentos numa única plataforma. Quer se trate do registo simples de uma pequena empresa, quer dos circuitos de aprovação a vários níveis de um grupo empresarial, é o mesmo sistema que dá resposta.
Registo em massa, gestão de documentos em grupo, gestão de versões, gestão de modelos, pesquisa flexível, reconhecimento de texto por OCR e gestão de metadados – com detalhe até às cadeias de documentos justificativos.
Um ambiente seguro baseado na cloud, que serve todas as empresas de um grupo empresarial numa única plataforma – com dados mestre comuns, mas com documentos e direitos de acesso distintos para cada empresa.
Processos de aprovação e autorização: sempre que um documento é alterado, é criada automaticamente uma tarefa para o colaborador competente, com um centro de tarefas unificado e aprovação em massa.
Matriz de direitos de acesso por função ou por utilizador: é possível controlar o acesso a documentos, pastas, operações e até a um único campo de dados. Documentos confidenciais com acesso nominal.
O percurso de cada documento é rastreável, da receção ao arquivo: alterações registadas em log, etapas de aprovação, mudanças de estado e monitorização proativa de prazos.
MS Office, correio eletrónico, assinatura eletrónica, ligação de dados NAV, Serviço de Entrega Segura e API REST aberta – os documentos nascem onde o trabalho decorre.
Todos os documentos num só lugar: número de registo, categoria, versão, responsável e estado em cada documento – com pré-visualização integrada, sem descarregar. Os resultados podem ser filtrados por metadados e por conteúdo.
Fontes: introdução manual, caixa de correio, pasta partilhada, NAV, Serviço de Entrega Segura e outras API – o sistema encarrega-se automaticamente da receção dos documentos.
É aqui que se reúnem, a partir das fontes, os itens ainda por processar.
Entrada registada, com os dados de base preenchidos.
Finalizados com número de registo e metadados.
Repositório central pesquisável, com controlo de versões e protegido por direitos de acesso.
Pasta de receção, conta de e-mail, NAV e Serviço de Entrega Segura como fontes – os documentos em espera numa lista, com registo individual ou em massa.
Os contratos são os documentos de maior valor da empresa: no DMS não ganham pó numa pasta, vivem num registo ativo – com prazos, responsáveis e toda a documentação associada.
Todos os contratos num único registo: parceiro, objeto, validade, valor.
Criação automática de contratos a partir de dados de parceiros e dados mestre atualizados.
Notificação automática sobre janelas de rescisão, revisões e renovações.
Anexos, aditamentos, faturas e certificados de execução numa única ficha.
Das versões de negociação ao exemplar final digitalizado e assinado.
O sistema monitoriza os prazos e alerta por si próprio – nenhum contrato caduca despercebido.
Todo o ciclo de vida fica registado em log: da criação à assinatura digital, cada mudança de estado, responsável e data é rastreável – o diagrama de fluxo mostra o historial real do contrato.
Quando um documento ou um documento justificativo é alterado, o sistema inicia automaticamente uma tarefa para o colaborador competente – cada um vê as tarefas que o aguardam numa única lista central, independentemente da empresa e do processo.
O modelo de processo atribui a tarefa a uma função, a um grupo ou a uma pessoa; várias tarefas idênticas podem ser concluídas de uma só vez (aprovação em massa).
E-mail e mensagem push sobre cada nova tarefa; é possível solicitar um resumo matinal das tarefas em curso.
Uma tarefa pode ser transferida ou submetida a parecer; durante uma ausência, é automaticamente atribuída ao substituto.
Por detrás de cada documento justificativo tudo fica visível: quem o emitiu, quem o aprovou, quando – inclusive em diagrama de fluxo.
Os processos em curso e concluídos de qualquer documento justificativo, também apresentáveis em diagrama de fluxo.
Tarefas em atraso destacadas, tempo de execução medido por processo.
Lista de tarefas central e diagrama de fluxo visual: quem aprovou, qual o próximo passo, onde o processo ficou bloqueado – em tempo real, independentemente da empresa e do processo.
Através da matriz de direitos de acesso é possível definir em detalhe a que documentos cada utilizador pode aceder e o que pode alterar – com grupos de direitos de acesso, até ao nível do campo.
O acesso ou a edição de determinados documentos pode ser controlado utilizador a utilizador.
A visibilidade de ramos inteiros de pastas pode ser restringida.
Registo, versionamento, eliminação, aprovação – autorizáveis operação a operação.
É até possível ocultar ou bloquear um único campo.
Acesso nominal e direito de edição distinto; para todos os restantes, o documento não aparece nem nas listas nem na pesquisa. Cada consulta é registada em log.
Um ecrã para cada decisão: dados do parceiro, pré-visualização do documento, historial.
Todas as funcionalidades do DMS estão também acessíveis por via programática. Os sistemas externos ligam-se de forma segura e condicionada por direitos de acesso, pelo que entre os sistemas empresariais existentes (ERP, CRM, processamento de salários) e o DMS não há transferência manual: os dados fluem automaticamente e de forma registada em log.
Carregamento, registo, pesquisa, gestão de versões e metadados através de uma interface normalizada.
Novo documento, aprovação, caducidade: o sistema externo é notificado de imediato dos eventos do DMS.
Retoma estruturada de arquivos existentes, com metadados, pastas e versões.
Integração de contas de e-mail, digitalizadores de rede, prestadores de assinatura eletrónica e de arquivo; ligação de dados NAV / autoridades.
A documentação da API e o ambiente de teste estão disponíveis desde o primeiro dia da implementação, para que os programadores possam construir as integrações ao seu próprio ritmo, sem pôr em risco os dados de produção.
Solicite uma demonstração e vejamos em conjunto como o DataMagic DMS se integra nos vossos processos de gestão documental – da pequena empresa ao grupo empresarial.
Solicitar uma demonstração