كل المستندات على منصّة واحدة – من الاستلام مرورًا بالتسجيل والاعتماد وصولًا إلى الأرشفة. التسجيل، وإدارة الإصدارات، ومراقبة المواعيد النهائية، وإدارة الصلاحيات، وتوجيه الاعتمادات، والتعرّف على النصوص AI OCR، من دون تثبيت ومباشرةً من المتصفّح.
يدير DataMagic DMS دورة الحياة الكاملة للمستندات على منصّة واحدة. وسواء تعلّق الأمر بتسجيل بسيط لدى شركة صغيرة أو بعمليات اعتماد متعددة المراحل لدى مجموعة شركات، فإن النظام نفسه يلبّي الحاجة.
تسجيل جماعي، وإدارة مجمّعة للمستندات، وإدارة الإصدارات، وإدارة القوالب، وبحث مرن، وتعرّف على النصوص عبر OCR، وإدارة البيانات الوصفية – مع إمكانية التعمّق وصولًا إلى سلاسل المستندات.
بيئة آمنة قائمة على السحابة تخدم جميع الشركات الأعضاء في مجموعة شركات على منصّة واحدة – ببيانات أساسية مشتركة، مع الإبقاء على المستندات والصلاحيات منفصلة لكل شركة.
عمليات الموافقة والاعتماد: عند تغيّر أي مستند تُنشأ مهمة تلقائيًا لدى الموظف المعنيّ، مع مركز مهام موحّد وإمكانية الاعتماد الجماعي.
مصفوفة صلاحيات حسب الدور أو حسب المستخدم: يمكن التحكّم في الوصول إلى المستندات والمجلدات والعمليات، بل وحتى إلى حقل بيانات واحد. المستندات السرّية بوصول مخصَّص بالاسم.
يمكن تتبّع مسار كل مستند من الاستلام حتى الأرشفة: تعديلات مسجَّلة، وخطوات اعتماد، وتحوّلات في الحالة، ومراقبة استباقية للمواعيد النهائية.
MS Office، والبريد الإلكتروني، والتوقيع الإلكتروني، والاتصال ببيانات مصلحة الضرائب المجرية (NAV)، وخدمة التسليم الآمن (Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás)، و REST API مفتوح – تُنشأ المستندات حيث يجري العمل.
كل المستندات في مكان واحد: رقم التسجيل، والفئة، والإصدار، والمسؤول، والحالة على كل مستند – مع معاينة مدمجة ومن دون تنزيل. ويمكن تصفية النتائج حسب البيانات الوصفية والمحتوى معًا.
المصادر: الإدخال اليدوي، وصندوق البريد، والمجلد المشترك، ومصلحة الضرائب المجرية (NAV)، وخدمة التسليم الآمن، وواجهات API أخرى – يتولّى النظام استيعاب المستندات تلقائيًا.
تتجمّع هنا العناصر الواردة من المصادر التي لا تزال بانتظار المعالجة.
استلام مسجَّل ومزوَّد بالبيانات الأساسية.
مكتملة برقم تسجيل وببيانات وصفية.
مستودع مركزي قابل للبحث، ومُدار بالإصدارات، ومحمي بالصلاحيات.
مجلد الاستلام، وحساب البريد الإلكتروني، ومصلحة الضرائب المجرية (NAV)، وخدمة التسليم الآمن كمصادر – المستندات قيد الانتظار في قائمة واحدة، مع تسجيل فردي أو جماعي.
العقود من أثمن مستندات الشركة: ففي نظام DMS لا تركن في مجلد يعلوه الغبار، بل تعيش ضمن سجلّ نشط – مصحوبةً بالمواعيد النهائية والمسؤولين وكامل المستندات ذات الصلة.
كل العقود في سجلّ واحد: الشريك، والموضوع، ومدة الصلاحية، والقيمة.
إنشاء العقود تلقائيًا من بيانات الشركاء والبيانات الأساسية الحيّة.
إشعار تلقائي بشأن نافذة الإنهاء والمراجعة والتجديد.
المرفقات والتعديلات والفواتير وشهادات الإنجاز على بطاقة واحدة.
من مسودّات التفاوض إلى النسخة النهائية الممسوحة ضوئيًا والموقَّعة.
يراقب النظام المواعيد النهائية ويصدر التنبيهات من تلقاء نفسه – فلا تنتهي صلاحية أي عقد دون ملاحظة.
دورة الحياة الكاملة مسجَّلة: من الإنشاء حتى التوقيع الرقمي، يبقى كل تحوّل في الحالة والمسؤول والوقت قابلًا للتتبّع – ويُظهر المخطط الانسيابي التاريخ الفعلي للعقد.
عند تغيّر أي مستند أو قيد، يبدأ النظام تلقائيًا مهمة لدى الموظف المعنيّ – ويرى الجميع المهام التي تنتظرهم في قائمة مهام مركزية واحدة، بصرف النظر عن الشركة أو العملية.
يسنِد قالب العملية المهمة إلى دور أو مجموعة أو شخص؛ ويمكن إغلاق عدة مهام متطابقة دفعة واحدة (اعتماد جماعي).
بريد إلكتروني ورسالة دفع (push) لكل مهمة جديدة؛ وملخّص صباحي بالمهام الحالية متاح عند الطلب.
يمكن تسليم المهمة أو إرسالها للمراجعة؛ وأثناء الغياب تُسنَد تلقائيًا إلى النائب.
خلف كل قيد يظهر كل شيء: مَن أصدره، ومَن اعتمده، ومتى – حتى في صورة مخطط انسيابي.
العمليات الجارية والمغلَقة لأي قيد، مع إمكانية عرضها في صورة مخطط انسيابي أيضًا.
المهام المتأخرة مميَّزة، وزمن الإنجاز مُقاس لكل عملية.
قائمة مهام مركزية ومخطط انسيابي مرئي: مَن اعتمد، وما الخطوة التالية، وأين تعثّرت العملية – في الوقت الفعلي، وبصرف النظر عن الشركة أو العملية.
تتيح مصفوفة الصلاحيات تحديدًا تفصيليًا لأي مستند يمكن لكل مستخدم الوصول إليه وما الذي يمكنه تعديله – مع مجموعات صلاحيات، وصولًا إلى مستوى الحقل.
يمكن التحكّم في الوصول إلى المستندات الفردية أو تحريرها لكل مستخدم على حدة.
يمكن تقييد رؤية فروع مجلدات كاملة.
التسجيل، وإدارة الإصدارات، والحذف، والاعتماد – يمكن منح الصلاحية لكل عملية على حدة.
من الممكن حتى إخفاء حقل واحد أو قفله.
وصول مخصَّص بالاسم وحقّ تحرير منفصل؛ أما بالنسبة إلى الآخرين فلا يظهر المستند في القوائم ولا في البحث. وكل اطّلاع مسجَّل.
شاشة واحدة لكل قرار: بيانات الشريك، ومعاينة المستند، والسِّجلّ.
جميع وظائف نظام DMS متاحة برمجيًا أيضًا. وتتّصل الأنظمة الخارجية بشكل آمن ووَفق الصلاحيات، بحيث لا يكون هناك نقل يدوي بين الأنظمة المؤسسية القائمة (ERP، CRM، كشوف الرواتب) ونظام DMS: إذ تتدفّق البيانات تلقائيًا ومع تسجيل كامل.
الرفع، والتسجيل، والبحث، وإدارة الإصدارات والبيانات الوصفية عبر واجهة قياسية.
مستند جديد، اعتماد، انتهاء صلاحية: يُبلَّغ النظام الخارجي بأحداث DMS على الفور.
ترحيل مُنظَّم للأرشيفات القائمة، مع البيانات الوصفية والمجلدات والإصدارات.
ربط حسابات البريد الإلكتروني، والماسحات الضوئية الشبكية، ومزوّدي خدمات التوقيع الإلكتروني والأرشفة؛ والاتصال ببيانات مصلحة الضرائب المجرية (NAV) / الجهات الحكومية.
تتوفر وثائق API وبيئة الاختبار منذ اليوم الأول للتطبيق، بحيث يستطيع المطورون بناء عمليات التكامل وفق وتيرتهم الخاصة دون المخاطرة ببيانات الإنتاج.
اطلب عرضًا توضيحيًا، ولنستعرض معًا كيف يتلاءم DataMagic DMS مع عمليات إدارة المستندات لديكم – من الشركات الصغيرة إلى مجموعات الشركات.
أطلب عرضًا توضيحيًا