受領から登録・保管、承認、そして保存まで、すべての文書を一つのプラットフォームで管理します。登録・保管、バージョン管理、期限管理、権限管理、承認手続き、そしてAI OCR文字認識を、インストール不要でブラウザから利用できます。
DataMagic DMSは、文書のライフサイクル全体を一つのプラットフォームで管理します。小規模企業のシンプルな登録・保管から、企業グループの多段階の承認プロセスまで、同一のシステムで対応します。
一括登録・保管、グループ単位の文書管理、バージョン管理、テンプレート管理、柔軟な検索、OCR文字認識、メタデータ管理に対応し、証憑チェーンまでドリルダウンできます。
クラウドベースの安全な環境が、企業グループのすべての加盟企業を一つのプラットフォームで支えます。マスタデータは共有しつつ、文書と権限は企業ごとに分離されます。
承認および認可のプロセス：文書が変更されると、該当する担当者に自動でタスクが発生します。統一されたタスクセンターと一括承認に対応します。
ロール別またはユーザー別の権限マトリクスにより、文書、フォルダー、操作、さらには単一のデータ項目へのアクセスまで制御できます。機密書類は個人指定のアクセスで管理します。
すべての文書の流れを受付から保存まで追跡できます。変更履歴の記録、承認ステップ、ステータス変更、そして能動的な期限管理に対応します。
MS Office、メール、電子署名、NAVデータ連携、セキュア配送サービス、そしてオープンなREST API。文書は、業務が行われるまさにその場で生成されます。
すべての書類を一か所に集約します。各文書に登録番号、カテゴリ、バージョン、担当者、ステータスを付与し、ダウンロードなしで内蔵プレビューを利用できます。検索結果はメタデータでも内容でも絞り込めます。
ソース：手動入力、メールボックス、共有フォルダー、NAV、セキュア配送サービス、その他のAPI。システムが文書の取り込みを自動で処理します。
各ソースから、まだ処理待ちの項目がここに集まります。
受領を記録し、基本データを付与した状態です。
登録番号とメタデータを付与して確定した状態です。
検索可能で、バージョン管理され、権限で保護された中央ライブラリです。
受付フォルダー、e-mailアカウント、NAV、セキュア配送サービスをソースとして、処理待ちの文書を一つのリストにまとめ、個別または一括で登録・保管できます。
契約は企業にとって最も価値の高い書類です。DMSではフォルダーの中で眠らせるのではなく、期限、担当者、関連するすべての書類とともに、生きた台帳の中で管理します。
すべての契約を一つの台帳に集約します：取引先、対象、有効期間、金額。
最新の取引先データとマスタデータから契約を自動生成します。
解約可能期間、見直し、更新について自動で通知します。
添付資料、変更、請求書、履行証明を一つのカードにまとめます。
交渉段階の版から、スキャンされ署名された最終版まで管理します。
システムが期限を監視し、自動で通知します。契約が気づかないうちに満了することはありません。
ライフサイクル全体が記録されます。作成から電子署名まで、すべてのステータス変更、担当者、日時を追跡でき、フローチャートが契約の実際の履歴を示します。
文書や証憑が変更されると、システムが該当する担当者に自動でタスクを開始します。企業やプロセスを問わず、各自が一つの中央タスクリストで自分の担当業務を確認できます。
プロセステンプレートがロール、グループ、または個人にタスクを割り当てます。同種の複数タスクを一度にクローズできます（一括承認）。
新しいタスクについてe-mailとプッシュ通知でお知らせします。現在の担当業務をまとめた朝のサマリーもご利用いただけます。
タスクは引き継いだりレビューに回したりでき、不在時には自動的に代理担当者へ割り当てられます。
すべての証憑の背後で、誰が発行し、誰がいつ承認したのかを、フローチャートでも確認できます。
任意の証憑について、進行中および完了したプロセスを、フローチャートでも表示できます。
期限切れのタスクを強調表示し、処理時間をプロセスごとに計測します。
中央タスクリストと視覚的なフローチャートにより、誰が承認したか、次のステップは何か、プロセスがどこで停滞しているかを、企業やプロセスを問わずリアルタイムで把握できます。
権限マトリクスを用いて、どのユーザーがどの文書にアクセスでき、何を変更できるかを詳細に定義できます。権限グループを使い、項目レベルまで設定可能です。
個々の書類へのアクセスや編集を、ユーザーごとに制御できます。
フォルダーツリー全体の可視性を制限できます。
登録・保管、バージョン管理、削除、承認を、操作ごとに許可できます。
単一の項目を非表示にしたりロックしたりすることも可能です。
個人指定のアクセスと個別の編集権限を設定でき、それ以外の人にはリストにも検索結果にも書類は表示されません。すべての閲覧が記録されます。
あらゆる意思決定を一つの画面で：取引先データ、書類プレビュー、履歴。
DMSのすべての機能はプログラムからも利用できます。外部システムは安全に、権限に紐づいた形で接続するため、既存の企業システム（ERP、CRM、給与計算）とDMSの間で手動の移行は不要です。データは自動的に、記録されながら流れます。
アップロード、登録・保管、検索、バージョンおよびメタデータの管理を、標準インターフェースで行えます。
新しい書類、承認、満了について、外部システムがDMSのイベントを即座に受け取ります。
既存の書庫を、メタデータ、フォルダー、バージョンとともに構造化して取り込みます。
e-mailアカウント、ネットワークスキャナー、電子署名およびアーカイブサービスの接続、そしてNAV／行政機関とのデータ連携に対応します。
APIドキュメントとテスト環境は導入初日から利用でき、開発者は本番データを危険にさらすことなく、自分のペースで連携を構築できます。
デモをお申し込みいただき、DataMagic DMSが御社の文書管理プロセスにどのように適合するかを、小規模企業から企業グループまで、ぜひ一緒にご確認ください。
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