DataMagic CRM – Upravljanje odnosima s klijentima

Kontrola rizika partnera

Analiza lanca opskrbe i rizika dobavljača

Sustav kontinuirano prati i analizira platežno ponašanje partnera te sve nepovoljne događaje. Na temelju toga dodjeljuje ocjenu rizika i predlaže kako rizikom upravljati – primjerice smanjenjem kreditnog limita ili skraćivanjem roka plaćanja.

Ploča za kontrolu rizika rizičnog partnera: ocjena AT RISK, suspendirani OIB, oznaka javnog duga, zapisnik nepovoljnih događaja i preporuka za upravljanje rizikom (niži kreditni limit, kraći rok plaćanja)

Status OIB-a – valjani, suspendirani ili ukinuti porezni obveznik
Provjera matičnih podataka u poreznoj upravi – službeni naziv i adresa uspoređeni s evidentiranim podacima, uz označavanje odstupanja u nazivu
Baza javnog duga – registar poreznih obveznika bez javnog duga
EU PDV broj – provjera europskog PDV broja
Status u sudskom registru – registriran, status poslovanja
D&B i Bisnode informacije o tvrtki – vanjski kreditni rejting i podaci o tvrtki
Online prijava računa – odstupanja kod partnera otkrivena iz ulaznih računa
Ocjena rizika u zaglavlju partnera, s vremenskom oznakom provjere
Dospjeli dug označen već pri otvaranju kartice
Zapisnici provjere OIB-a – zasebni upit o povijesti provjera, radi dokumentiranja prava na odbitak PDV-a
Automatsko upozorenje za nepotpune kontaktne podatke i za nedostajući EU PDV broj kod isporuke unutar Zajednice
Ručno ponavljanje u bilo kojem trenutku, uz čuvanje ranijeg rezultata
Datum posljednje provjere u zaglavlju partnera

Potraživanja

Potraživanjima se upravlja ondje gdje prodavač radi

Opomena i izvod otvorenih stavaka izvršne su radnje: pokreću se s iste kartice na kojoj prodavač unosi sljedeću narudžbu.

Nadzorna ploča partnera: KPI pločice za fakturiranje, narudžbe, potraživanja, zakašnjele i nadolazeće zadatke te prekoračenje limita, s 12-mjesečnim stupčastim grafikonom trenda prometa ispod

Dospjelost duga u razredima 0–30, 31–60 i 60+ dana na kartici partnera
Kreditni limit i praćenje limita – prekoračenje se prikazuje na vlastitoj KPI pločici
Otvorene stavke filtrirane po partneru, na razini dokumenta
Kreditni limiti i dugovi partnera – objedinjeni upit po cijeloj bazi kupaca
Opomene izrađene i poslane
Izvod otvorenih stavaka za otvoreni saldo partnera
Zatezne kamate obračunate prema stvarnim datumima plaćanja
Praćenje proračuna po dimenzijama radi poštivanja proračuna po mjestu troška i projektu

Komunikacija s klijentima

Prepiska se nalazi u povijesti partnera

Uz Outlook integraciju ulazna i izlazna e-pošta automatski se pridružuje partneru. Jednim klikom e-poruka postaje zadatak ili događaj, a povezani dokumenti mogu se pohraniti izravno u arhivu dokumenata.

DataMagic CRM kartica Povijest: Outlook integracija, popis ulaznih i izlaznih e-poruka pridruženih partneru te okno za čitanje s pripadajućim dokumentom ponude

Automatsko pridruživanje

Pošta s adresa partnera i prema njima ulazi u povijest bez zasebnog pohranjivanja, složena u niti razgovora.

Dokument uz poruku

Ponuda, narudžba ili račun na koji se poruka poziva otvara se iz same poruke, pa za odgovor nije potreban drugi modul.

Od poruke do radnje

Iz poruke nastaje zadatak s nositeljem i rokom ili događaj u kalendaru, uz dvosmjernu sinkronizaciju s Exchangeom i Googleom.

Upravljanje ugovorima

Životni ciklus ugovora s indeksacijom i pozivima

Jednako na strani kupca i dobavljača. Godišnja korekcija cijena i pozivi po okvirnom ugovoru dio su ugovora, bez zasebnih evidencija.

Ugovor s kupcem s rokom i uvjetima, vezan uz partnera
Ugovor s dobavljačem u istoj strukturi
Plan plaćanja – obroci i datumi dospijeća na ugovoru
Indeksacija – godišnja korekcija cijena provedena nad grupom ugovora
Pozivi po okvirnom ugovoru – praćenje pozvanih i preostalih količina
Komercijalni ugovor povezan s narudžbom kupca
Ugovorna dokumentacija pohranjena, otvoriva iz kartice partnera
Praćenje isteka i rokova putem mehanizma upozorenja i radnih tijekova

Automatizacija

Pravila koja ne zaboravljaju

Mehanizam radnih tijekova izvodi procese vođene uvjetima nad partnerima i dokumentima. Tipično pravilo: ako se ocjena rizika partnera pogorša, promijeni status, otvori zadatak zaduženom prodajnom predstavniku i pošalji obavijest financijama.

Prodajni radni tijek u sučelju DataMagic ERP-a: traka procesa (potencijalni klijent, kvalifikacija, sastanak, ponuda, pregovori, zaključenje), dijagram toka s dovršenim, pokrenutim i čekajućim koracima te točkom odluke, zatim dobiveni posao s narudžbom i računom ili izgubljeno zaključenje

Grananje – uvjetne putanje u procesu
Postavljanje vrijednosti – automatsko ažuriranje polja
Promjena statusa – prijelazi stanja prema pravilu
Zadatak – radnja otvorena s nositeljem i rokom
Upozorenje – upozorenja i obavijesti
Slanje pošte – e-poruka iz procesa na temelju predloška
Čekanje – odgoda prema vremenu
Ispis i zatvaranje dokumenta
Podproces pokrenut i zaustavljen
Uređivač uvjeta – uvjeti pokretanja i koraka procesa
Zapisnik radnog tijeka – što se izvelo, kada i s kojim rezultatom
Povijest zadatka – cijeli životni vijek radnje
Okvir upozorenja – kvaliteta podataka i poslovna pravila na desecima podatkovnih područja
Planer – vremenski određeno izvođenje, po tvrtki
Planirani izvještaji – parametrirani po korisniku, dostavljeni e-poštom
Uvjetno bojenje – istaknuti redovi i gumbi u listama
Uključivanje i isključivanje s ovlastima operatera, bez izmjene procesa

Uredsko poslovanje

Urudžbeni sustav, a ne samo pohrana dokumenata

Klasifikacijske oznake, evidencija primitka i zaduživanje spisa – prema formalnim zahtjevima uredskog poslovanja i revizije. Dokumenti koji pripadaju partneru otvaraju se iz kartice, povezano s modulom DataMagic DMS.

Urudžbirani dokumenti s klasifikacijskom oznakom i automatskim označavanjem neispravne oznake
Zaprimljeni dokumenti – preuzimanje i evidencija ulaznih spisa
Upravitelj spisa sa strukturom mapa i ovlastima
Pregled za uobičajene formate dokumenata, bez otvaranja
Slike računa vezane uz dokument
Zaduživanje dokumenta – posudba i povrat se prate
OCR – tekst izdvojen iz privitaka radi pretraživanja
Digitalni potpisi sačuvani radi vjerodostojnosti arhiviranih spisa
Dokumenti izrađeni iz predložaka, popunjeni podacima partnera
Planirani zadaci nad dokumentima izvode se u pozadini

Komercijalna dubina

Što može CRM unutar ERP-a

CRM radi na istoj jezgri kao zalihe, proizvodnja i prijevoz – pa kartica partnera zna ono za što samostalni CRM nema podatke.

Narudžbe i računi na partneru

Knjiga narudžbi i otvoreni računi na vlastitoj kartici, sa živim podacima. Mjesečno fakturiranje i 12-mjesečni trend prometa na istom zaslonu.

Preporučeni i promovirani artikli

Artikli primjereni profilu partnera i aktualne promocije na kartici, provjereni prema stvarnoj zalihi i cjeniku.

Područje i ruta

Matični podaci područja i grupa područja, ture, putni listovi i liste posjeta – prodaja i isporuka na istom matičnom zapisu partnera.

Serija i kvaliteta

Specifikacije kvalitete s graničnim vrijednostima i karta serija: reklamacija kupca može se pratiti natrag do proizvodne stavke i dobavljača.

Grupe partnera na više razina

Grupe kupaca i dobavljača na po dvije razine, s pripadnošću vezanom uz razdoblje i pet slobodno upotrebljivih identifikatora kupca.

Webshop i preuzimna mjesta

Preuzimanje narudžbi iz webshopa, povezivanje s platformom webshopa i integracija preuzimnih mjesta dostavnih službi.

Umjetna inteligencija

On-premise AI agent

AI informacije o tvrtki daju sažetak djelatnosti, veličine i tržišta partnera. Obrada se odvija lokalno, na vlastitoj infrastrukturi – podaci o partnerima ne dolaze do vanjskog pružatelja usluge i ne napuštaju zemlju.

Sažetak informacija o tvrtki – djelatnost, veličina, tržište, slika suradnje
Vremenska oznaka upita i ručno ponavljanje upita na kartici
OCR obrada teksta priloženih dokumenata
Vanjske informacije o tvrtki preuzete iz D&B i Bisnode podataka
Suverenitet podataka – nema prijenosa podataka u treću zemlju
Nema vanjskog izvršitelja obrade nad podacima o partnerima
On-premise instalacija – sustav radi na vlastitom poslužitelju tvrtke
S gledišta usklađenosti ovo je model uvođenja s najmanjim rizikom

Integracija

Jedna baza podataka, otvorena sučelja

CRM nije zaseban sustav koji treba sinkronizirati: leži na istoj bazi podataka kao fakturiranje, financije, zalihe, proizvodnja i logistika. Ono što se povezuje prema van, povezuje se standardnim sučeljima.

Zajednička baza podataka s financijama, zalihama, proizvodnjom i logistikom
Nema kašnjenja sinkronizacije ni dvostrukog unosa podataka
Jedan lanac dokumenata – narudžba, otpremnica, račun
Industrijska proširenja na jezgri, uz arhitekturu dodataka
Više tvrtki i baza podataka u jednoj instalaciji
Upravljanje zamjenama za godišnje odmore i odlaske
REST API – temeljen na shemi, preko entiteta i upita
Online prijava računa i e-računi
Državni pristupnik – elektronička razmjena dokumenata s javnom upravom
Exchange i Google – slanje pošte i dvosmjerni kalendar
Bankarstvo i plaćanja – paketi plaćanja i automatski uvoz tečajeva središnje banke
Webshop – povezivanje s platformom webshopa i vlastitom internetskom trgovinom
EDI – DESADV, SSCC i GTIN preko DataBridge linije

Za koga je namijenjena

Gdje se rizik partnera mjeri novcem

Modul CRM najviše daje ondje gdje se susreću mnogo partnera, dugi rokovi plaćanja i uske marže.

Veleprodaja i maloprodaja

Mnogo kupaca, odgođeno plaćanje, kreditni limiti. Kontrola rizika partnera i dospjelost duga vide se prije ponude, a ne tek kod opomene.

Prehrambena industrija

Granice kvalitete, praćenje serija, rokovi trajanja. Reklamacija kupca može se pratiti natrag do proizvodne stavke.

Prijevoz i otprema

Područje, tura i putni list na matičnom zapisu partnera. Financijski uvjeti klijenta i planiranje prijevoza u istom sustavu.

Potpuna podrška prodaji.

Povijest