DataMagic PMS – Softver za upravljanje projektima

Što omogućuje?

Cijeli život projekta na jednoj platformi

Planiranje, rad i obračun odvijaju se na istoj bazi podataka kao nabava, zalihe i financije. Projekt je stoga dio lanca poslovnih događaja, bez zasebnih evidencija.

Potpuna preglednost

Plan i ostvarenje u jednom pogledu: financijski i vremenski status u stvarnom vremenu.

Kontrola troškova

Neprekidna usporedba proračuna i stvarne potrošnje, uz rano upozorenje na odstupanje.

Jedna baza podataka

Dokumenti, datoteke i resursi svi pridruženi istom projektu.

Zatvoren obračun

Brojke se slažu same, bez usporedne ručne evidencije.

Jedna kartica

Opći podaci, dokumenti i troškovi, plan resursa i datoteke na zasebnim karticama.

Živ status

Kako dokument stiže, mijenja se slika projekta – nije potrebno zatvaranje mjeseca.

Glavna lista projekata u DataMagic PMS-u s pločom za filtriranje, identifikatorima projekata, kupcima, rokovima i statusom

Dimenzija projekta

Projekt je i sam obračunska jedinica

Svaki je projekt ujedno i načelo razvrstavanja: sustav pridružuje stavke pravom projektu prema matičnim podacima, postavkama i pravilima nasljeđivanja.

Automatsko označavanje – stavke dolaze na projekt na temelju matičnih podataka i postavki, bez ručne raspodjele.
Hijerarhijski identifikator – identifikator projekta može se graditi na više razina i povezuje se s ostalim dimenzijama.
Trošak i prihod na jednom mjestu – potrošnja i prihod koji pripadaju projektu prikazuju se u istom pogledu.
Cijeli raspon dokumenata – narudžbe, isporuke, izdavanja sa zalihe, radni sati i ulazni računi dobavljača ovamo pritječu.
Više projekata usporedno – svaki na vlastitom identifikatoru, bez miješanja.
Nema zasebnog projektnog knjigovodstva – podaci dnevnog rada se akumuliraju, bez usporedne proračunske tablice.

Kartica projekta u DataMagic PMS-u s identifikacijskim podacima, kupcem, odgovornim nositeljem, rasporedom i ključnim točkama

Praćenje troškova

Od proračuna do plaćanja, u šest faza

Trošak projekta može se pratiti po kategoriji troška duž nabavnog lanca, a u svakoj je fazi vidljiv postignuti postotak. Prekoračenje se stoga pokazuje dok rad još traje.

01 · Proračun

Planirani proračun troška po kategoriji, od početka projekta.

02 · Ugovor s dobavljačem

Preuzeti iznos, prije narudžbe i računa.

03 · Narudžba

Naručeni, ali još neisporučeni dio, zadužen na proračun.

04 · Potvrda o izvršenju

Prihvaćena isporuka, u stanju prije fakturiranja.

05 · Ulazni račun

Fakturirana vrijednost po kategoriji, vezana uz dokument.

06 · Podmirenje

Stvarno plaćanje i preostali saldo.

Ima li još proračuna – pokazuje po kategoriji kojoj stavci ponestaje proračuna.
Koliko je preuzeto – ugovori i narudžbe zadužuju proračun unaprijed, prije računa.
Što još treba platiti – razlika između fakturirane i podmirene vrijednosti.
Gdje je usko grlo – faza koja zaostaje istaknuta po kategoriji.
Neto ili bruto – dva prikaza vrijednosti mijenjaju se jednim klikom.
I za proizvodnju – kod izrade strojeva po narudžbi isti se lanac može pratiti na osnovi sastavnice.

Praćenje troškova u DataMagic PMS-u: proračun, ugovor s dobavljačem, narudžba, potvrda o izvršenju, ulazni račun i podmirenje po kategoriji troška, s postocima dovršenosti

Planiranje resursa

Cijeli projekt na jednoj vremenskoj osi

Radne stavke prikazuju se kao trake po dimenziji ili fazi projekta, sa svojom stvarnom duljinom i dovršenošću. Linija „Danas” pokazuje gdje projekt stoji u vremenu.

Trake u stvarnoj duljini – svaka radna stavka u svom vremenskom prozoru, u mjerilu.
Dovršenost na traci – postotak je čitljiv ondje gdje rad teče.
Linija „Danas” – jedan pogled pokazuje je li projekt na vrijeme.
Dnevni i satni prikaz – od širokog luka do detaljnog terminiranja, jednim klikom.
Trake se mogu uključiti i isključiti – pogled se sužava na ono o čemu je riječ.
Preklapanje i zagušenje – usporedni rad i pretrpana razdoblja vide se unaprijed.
Zbirna traka – projekt kao cjelina u jednom retku, s ukupnom dovršenošću.

Vremenska os planiranja resursa u DataMagic PMS-u: radne stavke kao trake u stvarnoj duljini s postocima dovršenosti, linijom Danas i zbirnom trakom

Struktura

Glavni i podprojekti, s jasnim nositeljem

Veći se rad može razlomiti na podprojekte i faze. Svaka jedinica radi s vlastitim nositeljem, rasporedom i proračunom, a glavni projekt objedinjuje njihove brojke.

Glavni i podprojekti – rad se može podijeliti na dijelove i vidljiv je i objedinjeno prema gore.
Vlastiti proračun i raspored po dijelu – svaki podprojekt s vlastitim troškom i rokom.
Vrste projekata – građevinski, razvojni i interni rad s vlastitom logikom.
Nositelj na svakoj razini – projekt i svaki njegov dio imaju odgovornu osobu.
Kupac i kontakt – podaci o partneru i smjer fakturiranja na jednom mjestu.
Oznaka javne nabave – podržano je zasebno postupanje s projektima javne nabave.
Neaktivno stanje – zatvoren projekt napušta dnevni pogled, a podaci mu ostaju.

Struktura podprojekata u DataMagic PMS-u: glavni projekt sa svojim podprojektima, svaki s vlastitim proračunom, rokom i nositeljem, te objedinjene brojke

Dokumenti

Svaka datoteka uz projekt

Ugovori, nacrti, dozvole, prepiska, računi i fotografije skupljaju se na kartici projekta, razvrstani u mape i verzionirani.

Razvrstano u mape – ugovor, nacrt, dozvola, prepiska, račun i fotografija u zasebnim kategorijama.
Kontrola verzija – uz novu reviziju nacrta ranija ostaje dostupna.
Prijenos i s telefona – fotografija snimljena na gradilištu dolazi na projekt u jednom koraku.
Pretraživost – po nazivu datoteke i kategoriji, u skladu s ovlastima.
Izvor i datum – svaki dokument pokazuje tko ga je prenio i kada.
Automatski dokumenti – izvještaj koji sustav izradi sam se pohranjuje u vlastitu mapu.
Ostaju zajedno i nakon zatvaranja – materijal projekta ne raspada se nakon zatvaranja.

Spremište projektnih dokumenata u DataMagic PMS-u: datoteke razvrstane u kategorije s brojevima verzija, izvorom prijenosa i datumom

Integracija

Projekt je dio lanca poslovnih događaja

Projektni podaci nastaju u istom sustavu kao nabavni, skladišni i financijski podaci, pa se projektno izvještavanje sastavlja bez zasebnog prikupljanja podataka.

Nabava i zalihe – narudžbe i izdavanja sa zalihe nastaju noseći identifikator projekta.
Financije i glavna knjiga – računi dobavljača i podmirenja također ulaze u projektno izvještavanje.
Radni sati i resursi – odrađeno vrijeme pribraja se potrošnji projekta.
Upravljanje dokumentima – DataMagic DMS – projektne datoteke žive u spremištu dokumenata, verzionirane i pretražive.
Izvještavanje – projektni podaci mogu se ispitivati u dizajneru izvještaja zajedno s podacima iz drugih modula.
Ovlasti i revizijski zapisnik – ovlasti okvira na razini polja i zapisa vrijede i za projektne podatke.

Projekti pod kontrolom.