DataMagic DMS – Sustav za upravljanje dokumentima

Što omogućuje?

Upravljanje dokumentima i podrška procesima – bez obzira na veličinu organizacije

DataMagic DMS upravlja cijelim životnim ciklusom dokumenata na jednoj platformi. Bilo da je riječ o jednostavnom urudžbiranju u maloj tvrtki ili o višerazinskim procesima odobravanja u grupi tvrtki, isti sustav pokriva potrebu.

Sveobuhvatno upravljanje dokumentima

Skupno urudžbiranje, paketna obrada dokumenata, kontrola verzija, upravljanje predlošcima, fleksibilno pretraživanje, OCR prepoznavanje teksta i upravljanje metapodacima – uz detaljni uvid sve do lanaca dokumenata.

Poslovanje grupe tvrtki

Sigurno okruženje u oblaku koje na jednoj platformi opslužuje svaku članicu grupe tvrtki – sa zajedničkim matičnim podacima, ali s dokumentima i pravima pristupa odvojenima po tvrtki.

Fleksibilan radni tijek

Procesi odobravanja i ovlašćivanja: kad god se dokument promijeni, automatski se otvara zadatak za pravog zaposlenika, uz jedinstveni centar zadataka i skupno odobravanje.

Prava pristupa sve do razine polja

Matrica prava pristupa po ulozi ili po korisniku: može se upravljati pristupom dokumentima, mapama, operacijama, pa i pojedinačnom podatkovnom polju. Povjerljivi dokumenti s pristupom za imenovane korisnike.

Praćenje životnog ciklusa

Put svakog dokumenta može se pratiti od zaprimanja do arhiviranja: zabilježene izmjene, koraci odobravanja, prijelazi statusa i proaktivno praćenje rokova.

Opsežne podatkovne veze

MS Office, e-pošta, elektronički potpis, veza s poreznom upravom, sigurna služba dostave i otvoreni REST API – dokumenti nastaju ondje gdje se radi.

DataMagic DMS – spremište dokumenata s pregledom PDF-a — Spremište dokumenata

Svaki dokument na jednom mjestu: urudžbeni broj, kategorija, verzija, vlasnik i status na svakom dokumentu – s ugrađenim pregledom, bez preuzimanja. Rezultati se mogu filtrirati po metapodacima i po sadržaju.

Proces

Od zaprimanja do spremišta dokumenata

Izvori: ručni unos, poštanski sandučić, dijeljena mapa, porezna uprava, sigurna služba dostave i drugi API-ji – sustav se automatski brine za preuzimanje dokumenata.

01 · Dokumenti na čekanju

Ovdje se skupljaju stavke iz izvora koje čekaju obradu.

02 · Zaprimljeni dokumenti

Evidentiran primitak, dopunjen osnovnim podacima.

03 · Urudžbirani dokumenti

Dovršeni s urudžbenim brojem i metapodacima.

04 · Spremište dokumenata

Pretraživo, verzionirano središnje spremište zaštićeno pravima pristupa.

DataMagic DMS – dokumenti na čekanju, evidencija primitka i urudžbiranje — Zaprimanje i urudžbiranje dokumenata

Ulazna mapa, račun e-pošte, porezna uprava i sigurna služba dostave kao izvori – dokumenti na čekanju u jednoj listi, uz pojedinačno ili skupno urudžbiranje.

Upravljanje ugovorima

Ugovori od potpisa do isteka

Ugovori su među najvrjednijim dokumentima tvrtke: u DMS-u ne skupljaju prašinu u mapi, nego žive u aktivnom registru – s rokovima, nositeljima i cjelokupnom pripadajućom dokumentacijom.

Registar ugovora

Svaki ugovor u jednom registru: partner, predmet, valjanost, vrijednost.

Izrada iz predložaka

Automatska izrada ugovora iz aktualnih podataka o partnerima i matičnih podataka.

Praćenje isteka i rokova

Automatska obavijest o rokovima za otkaz, revizijama i obnovama.

Povezani dokumenti i isprave

Privici, dodaci, računi i potvrde o izvršenju na jednoj kartici.

Verzije i potpisani primjerak

Od pregovaračkih nacrta do skeniranog, potpisanog konačnog primjerka.

Živ proces, a ne privitak

Sustav sam prati rokove i upozorava – nijedan ugovor ne istekne neopaženo.

DataMagic DMS – život ugovora od nastanka do potpisa — Životni ciklus ugovora

Cijeli životni ciklus je zabilježen: od nastanka do digitalnog potpisa svaki prijelaz statusa, nositelj i vremenska oznaka ostaju sljedivi – dijagram toka prikazuje stvarnu povijest ugovora.

Tijek rada

Podrška radnim tijekovima u jednom centru zadataka

Kad se dokument ili isprava promijeni, sustav automatski pokreće zadatak za pravog zaposlenika – svatko vidi zadatke koji ga čekaju u jednoj središnjoj listi, bez obzira na tvrtku ili proces.

Automatsko pridruživanje

Predložak procesa dodjeljuje zadatak ulozi, grupi ili pojedincu; više istovrsnih zadataka može se zatvoriti odjednom (skupno odobravanje).

Obavijesti i dnevni sažetak

E-pošta i push obavijest za svaki novi zadatak; jutarnji sažetak aktualnih zadataka dostupan je na zahtjev.

Revizija, primopredaja, zamjena

Zadatak se može predati ili poslati na reviziju; tijekom odsutnosti automatski se dodjeljuje zamjeni.

Potpuna povijest procesa

Iza svake isprave sve je vidljivo: tko ju je izdao, tko ju je odobrio i kada – uključujući i kao dijagram toka.

Upit o radnom tijeku

Pokrenuti i zatvoreni procesi bilo koje isprave, prikazivi i kao dijagram toka.

Upozorenja o rokovima i SLA

Zakašnjeli zadaci istaknuti, vrijeme obrade mjereno po procesu.

DataMagic DMS – zadaci radnog tijeka i dijagram toka odobravanja — Tijek rada

Središnja lista zadataka i vizualni dijagram toka: tko je odobrio, koji je sljedeći korak, gdje je proces zastao – u stvarnom vremenu, bez obzira na tvrtku ili proces.

Prava pristupa

Tko to smije vidjeti. Tko smije uređivati. Tko smije odobriti.

Matrica prava pristupa omogućuje detaljno određivanje kojem dokumentu koji korisnik smije pristupiti i što smije mijenjati – s grupama pristupa, sve do razine polja.

Dokumenti

Pristupom pojedinačnim dokumentima ili njihovim uređivanjem može se upravljati korisnik po korisnik.

Mape

Vidljivost cijelih grana mapa može se ograničiti.

Operacije

Urudžbiranje, verzioniranje, brisanje, odobravanje – mogu se ovlastiti operacija po operacija.

Podatkovna polja

Moguće je sakriti ili zaključati i pojedinačno polje.

Povjerljivi dokumenti

Pristup za imenovane korisnike i zasebno pravo uređivanja; za sve ostale dokument se ne pojavljuje u listama ni u pretrazi. Svaki pregled se bilježi.

Namjensko sučelje za odobravanje

Jedan zaslon za svaku odluku: podaci o partneru, pregled dokumenta, povijest.

Otvoren sustav

DataMagic API – REST i webhook

Svaka funkcija DMS-a dostupna je i programski. Vanjski sustavi povezuju se sigurno i uz kontrolu prava pristupa, pa nema ručnog prijenosa između postojećih poslovnih sustava (ERP, CRM, obračun plaća) i DMS-a: podaci teku automatski i uz potpuno bilježenje.

REST API – operacije nad dokumentima

Prijenos, urudžbiranje, pretraživanje te upravljanje verzijama i metapodacima kroz standardno sučelje.

Webhook obavijesti

Novi dokument, odobrenje, istek: vanjski sustav odmah se obavještava o događajima u DMS-u.

Skupni uvoz – migracija

Strukturirana migracija postojećih arhiva, zajedno s metapodacima, mapama i verzijama.

Vanjske usluge

Povezivanje računa e-pošte, mrežnih skenera, elektroničkog potpisa i pružatelja usluga arhiviranja; veze s poreznom upravom i državnim sustavima.

Dokumentacija API-ja i testno okruženje dostupni su od prvog dana uvođenja, pa programeri mogu graditi integracije vlastitim tempom bez rizika za produkcijske podatke.

Više od upravitelja dokumentima.