DataMagic DMS – Систем за управљање документима

Шта омогућава?

Управљање документима и подршка процесима – без обзира на величину организације

DataMagic DMS управља целим животним циклусом докумената на једној платформи. Било да је реч о једноставном завођењу у малом предузећу или о вишестепеним процесима одобравања у групи предузећа, исти систем покрива потребу.

Свеобухватно управљање документима

Групно завођење, пакетна обрада докумената, контрола верзија, управљање шаблонима, флексибилна претрага, OCR препознавање текста и управљање метаподацима – уз детаљан увид све до ланаца докумената.

Пословање групе предузећа

Безбедно окружење у облаку које на једној платформи опслужује сваку чланицу групе предузећа – са заједничким матичним подацима, али са документима и правима приступа одвојеним по предузећу.

Флексибилан радни ток

Процеси одобравања и овлашћивања: кад год се документ промени, аутоматски се отвара задатак за правог запосленог, уз јединствени центар задатака и групно одобравање.

Права приступа све до нивоа поља

Матрица права приступа по улози или по кориснику: може се управљати приступом документима, фасциклама, операцијама, па и појединачном пољу података. Поверљиви документи са приступом за именоване кориснике.

Праћење животног циклуса

Пут сваког документа може се пратити од пријема до архивирања: забележене измене, кораци одобравања, прелази статуса и проактивно праћење рокова.

Обимне везе са подацима

MS Office, е-пошта, електронски потпис, веза са пореском управом, безбедна служба доставе и отворени REST API – документи настају тамо где се ради.

DataMagic DMS – spremište dokumenata s pregledom PDF-a — Складиште докумената

Сваки документ на једном месту: деловодни број, категорија, верзија, власник и статус на сваком документу – са уграђеним прегледом, без преузимања. Резултати се могу филтрирати по метаподацима и по садржају.

Процес

Од пријема до складишта докумената

Извори: ручни унос, поштанско сандуче, дељена фасцикла, пореска управа, безбедна служба доставе и други API-ји – систем се аутоматски брине о преузимању докумената.

01 · Документи на чекању

Овде се прикупљају ставке из извора које чекају обраду.

02 · Примљени документи

Евидентиран пријем, допуњен основним подацима.

03 · Заведени документи

Довршени, са деловодним бројем и метаподацима.

04 · Складиште докумената

Претраживо централно складиште са верзијама, заштићено правима приступа.

DataMagic DMS – dokumenti na čekanju, evidencija primitka i urudžbiranje — Пријем и завођење докумената

Улазна фасцикла, налог е-поште, пореска управа и безбедна служба доставе као извори – документи на чекању у једној листи, уз појединачно или групно завођење.

Управљање уговорима

Уговори од потписа до истека

Уговори су међу највреднијим документима предузећа: у DMS-у не скупљају прашину у фасцикли, већ живе у активном регистру – са роковима, носиоцима и целокупном припадајућом документацијом.

Регистар уговора

Сваки уговор у једном регистру: партнер, предмет, важење, вредност.

Израда из шаблона

Аутоматска израда уговора из актуелних података о партнерима и матичних података.

Праћење истека и рокова

Аутоматско обавештење о роковима за отказ, ревизијама и обновама.

Повезани документи и исправе

Прилози, анекси, фактуре и потврде о извршењу на једној картици.

Верзије и потписани примерак

Од преговарачких нацрта до скенираног, потписаног коначног примерка.

Жив процес, а не прилог

Систем сам прати рокове и упозорава – ниједан уговор не истиче неопажено.

DataMagic DMS – život ugovora od nastanka do potpisa — Животни циклус уговора

Цео животни циклус је забележен: од настанка до дигиталног потписа сваки прелаз статуса, носилац и временска ознака остају следљиви – дијаграм тока приказује стварну историју уговора.

Радни ток

Подршка радним токовима у једном центру задатака

Када се документ или исправа промени, систем аутоматски покреће задатак за правог запосленог – свако види задатке који га чекају у једној централној листи, без обзира на предузеће или процес.

Аутоматско повезивање

Шаблон процеса додељује задатак улози, групи или појединцу; више истоврсних задатака може се затворити одједном (групно одобравање).

Обавештења и дневни сажетак

Е-пошта и push обавештење за сваки нови задатак; јутарњи сажетак актуелних задатака доступан је на захтев.

Ревизија, примопредаја, замена

Задатак се може предати или послати на ревизију; током одсуства аутоматски се додељује заменику.

Потпуна историја процеса

Иза сваке исправе све је видљиво: ко ју је издао, ко ју је одобрио и када – укључујући и у виду дијаграма тока.

Упит о радном току

Покренути и затворени процеси било које исправе, који се могу приказати и као дијаграм тока.

Упозорења о роковима и SLA

Закаснели задаци истакнути, време обраде мерено по процесу.

DataMagic DMS – zadaci radnog tijeka i dijagram toka odobravanja — Радни ток

Централна листа задатака и визуелни дијаграм тока: ко је одобрио, који је следећи корак, где је процес застао – у реалном времену, без обзира на предузеће или процес.

Права приступа

Ко сме да види. Ко сме да уређује. Ко сме да одобри.

Матрица права приступа омогућава детаљно одређивање ком документу који корисник сме да приступи и шта сме да мења – са групама приступа, све до нивоа поља.

Документи

Приступом појединачним документима или њиховим уређивањем може се управљати корисник по корисник.

Фасцикле

Видљивост целих грана фасцикли може се ограничити.

Операције

Завођење, верзионисање, брисање, одобравање – могу се овластити операција по операција.

Поља података

Могуће је сакрити или закључати и појединачно поље.

Поверљиви документи

Приступ за именоване кориснике и засебно право уређивања; за све остале документ се не појављује у листама ни у претрази. Сваки преглед се бележи.

Наменски интерфејс за одобравање

Један екран за сваку одлуку: подаци о партнеру, преглед документа, историја.

Отворен систем

DataMagic API – REST и webhook

Свака функција DMS-а доступна је и програмски. Спољни системи се повезују безбедно и уз контролу права приступа, па нема ручног преноса између постојећих пословних система (ERP, CRM, обрачун зарада) и DMS-а: подаци теку аутоматски и уз потпуно бележење.

REST API – операције над документима

Отпремање, завођење, претрага, као и управљање верзијама и метаподацима кроз стандардни интерфејс.

Webhook обавештења

Нови документ, одобрење, истек: спољни систем се одмах обавештава о догађајима у DMS-у.

Групни увоз – миграција

Структурисана миграција постојећих архива, заједно са метаподацима, фасциклама и верзијама.

Спољне услуге

Повезивање налога е-поште, мрежних скенера, електронског потписа и пружалаца услуга архивирања; везе са пореском управом и државним системима.

Документација API-ја и тестно окружење доступни су од првог дана увођења, па програмери могу да граде интеграције сопственим темпом, без ризика за продукционе податке.

Више од менаџера докумената.