Социјални сектор

Зашто је потребна наменска платформа

Рад у социјалној заштити укључује много учесника и строго је регулисан

Код црквених и цивилних пружалаца социјалних услуга оснивач паралелно финансира више установа са сопственим ПИБ-ом. Највећи део прихода потиче из државних извора, па су потребни стална контрола коришћења и доказив обрачун.

~95%

прихода из
државних извора

годишњи обавезни
обрачун са државним трезором

Дневно

пријава
у KENYSZI

Више

канала финансирања
паралелно

За кога је намењено

Врсте социјалних, образовних и здравствених услуга

Платформа покрива целу вертикалу пирамиде социјалне заштите – од бриге о старијима, преко мреже хранитеља, до специјалистичке амбулантне заштите.

Брига о старијим особама и особама са инвалидитетом

Стационарна и дневна нега, управљање нормативном дотацијом обрачунатом на основу броја корисника.

Особе са зависностима, психијатријска нега

Аутоматско праћење 30-дневних и других законских рокова, упозорења на ризик финансирања.

Јаслице, вртић

Подршка васпитачима у јавном образовању, обрачун норматива на основу броја особа, интеграција са EDR.

Мрежа хранитеља

Динамичко управљање дотацијом за децу на хранитељству према редовним и посебним васпитним потребама, уз подршку ретроактивним изменама.

Социјална исхрана

Испуњавање обавезе пријаве, дневно праћење броја корисника.

Специјалистичка амбулантна заштита

Подршка лекарима у складу са здравственим прописима, управљање протоком пацијената и показатељима ефикасности.

Структура платформе

Два интерфејса, једна заједничка база података

Платформа се састоји од два слоја интерфејса који раде над истом базом података. Корисници у установама преко DataMagic ERP-а управљају позадинским процесима; колеге које раде на терену уносе и читају податке преко Социјалног портала – са било ког савременог паметног телефона, таблета или прегледача. Сви подаци на једном месту, сваки корисник у реалном времену види исто.

DataMagic ERP

Позадински систем установе

Централно управљање матичним подацима (корисници, запослени, регистри)
Финансије, рачуноводство, фактурисање
Управљање залихама и имовином
Службена достава података, KENYSZI
Извештаји, прегледи, анализе

DataMagic Социјални портал

Рад на терену

Доступно са било ког савременог паметног телефона, таблета или прегледача
Претрага корисника и унос новог корисника
Дневник активности, обрачун превоза, дневник догађаја
Попуњавање шаблона документа, завођење у деловодник, прилагање фотографије
Календар, листа задатака, обавештења о роковима

Početna stranica DataMagic Socijalnog portala – dnevnik aktivnosti, obračun prijevoza, unosi u dnevnik događaja, statistike — DataMagic Социјални портал – почетна страница: стање дневног рада на једном екрану

Структура оснивач–установа

Више установа са сопственим ПИБ-ом под једним оснивачем

Оснивач као црквено унутрашње правно лице прима државну нормативну и црквену допунску дотацију. Платформа аутоматски управља обавезом прослеђивања, обрачуном међу установама и потпуном консолидацијом.

Обрачун матична организација–подређена установа

Ток новца између оснивача и установа са сопственим ПИБ-ом кроз ланац докумената – слично пословном моделу матично предузеће–зависно предузеће.
Обавезно прослеђивање норматива

Нормативна дотација која је стигла оснивачу мора се 100 % проследити односним установама – систем то аутоматски генерише и прати.
Црквена допуна – расподела према потреби

Црквена допунска дотација може се флексибилно расподелити, према потребама одржавања установа. Платформа то подржава управљањем на основу система правила.
Консолидација више предузећа

Финансијски и стручни подаци целе организације у јединственом, консолидованом приказу – тако оснивач може да подноси извештаје Мађарском државном трезору.

Управљање финансирањем

Више паралелних канала финансирања у јединственом систему

Нормативна, црквена допунска, секторски додатак на зараду, дотација за режијске трошкове и накнада за негу – свака са сопственим системом правила, али у заједничком ланцу докумената и управљачком прегледу.

Нормативна дотација

Социјални, образовни и здравствени норматив. Праћење обавеза коришћења у складу са законом.

Црквена допунска дотација

Креће се заједно са нормативом. Њено коришћење је флексибилније, али се такође мора обрачунати на доказив начин.

Секторски додаци на зараду

Засебно управљање допунским дотацијама у облику зараде, које се могу пратити на нивоу запосленог.

Дотација за режијске трошкове

Дотација која се може утрошити на оперативне трошкове, са обрачуном по појединим ставкама режија.

Накнада за негу

Сопствени приход којим оснивач може слободније да располаже – систем њиме управља засебно.

Рашчлањивање по броју налога / профитном центру

Рашчлањивање по појединим установама и врсти услуге – на основу пословне логике профитног центра.

Интеграција са KENYSZI и службена достава података

Дневни извештај аутоматски, без ручног уноса података

Пружаоци социјалних услуга морају свакодневно да пријављују податке о нези у систем KENYSZI (Централни електронски регистар корисника услуга). У већини организација то се тренутно ради ручно, што одузима време запосленима.

Платформа DataMagic аутоматски се синхронизује са KENYSZI-јем и повезаним системима државних канцеларија – дневно административно оптерећење опада, интегритет података расте, а добијамо потпуну слику животног пута корисника неге.

Аутоматизована дневна пријава државној канцеларији
Потпуно праћење животног пута корисника неге
Евиденција дозвола и броја особа које се могу збринути – упозорење у случају недовољне попуњености
Аутоматско генерисање тромесечних обавеза пријављивања
Интеграција EDR – Електронског документационог система

Дневник активности

Унос TGSZ на терену, статистика за управу

Социјални стручњаци бележе дневне активности са таблета или мобилног телефона на месту пружања услуге. Уноси одмах стижу у централну базу података; управа добија месечну статистику о расподели према врсти, грани неге и запосленом.

Dnevnik aktivnosti – obrazac za novi unos na Socijalnom portalu: naslovnica i stavčani umetak sa šest elemenata TGSZ-a — Унос новог записа о активности на терену

Dnevnik aktivnosti – mjesečna upravljačka statistika: stupčasti grafikon, tortni grafikon po vrsti, korisnici s najviše unosa, izvoz u Excel — Месечна статистика – управљачки преглед, са извозом у Excel

Шест елемената TGSZ-а – нега, надзор, помоћ у домаћинству, вођење случаја, развој вештина, дефектолошка подршка – могу се бележити према трајању, по кориснику неге
Категорија социјалне угрожености – подешава се једним избором, прецизно усклађена са доставом података
Месечна статистика у сваком рашчлањивању – број уноса, обухваћени корисници неге, утрошено време, расподела према врсти
Најзаступљенији корисници неге и гране неге – расподела капацитета може се пратити у засебном блоку
Директан извоз у Excel – за израду извештаја за оснивача или надлежне органе

Управљање документима и workflow

Од одобрења фактуре до службене контроле – у једном процесу

Обрада улазне фактуре

Фактура скенирана у секретаријату аутоматски се заводи у деловодник, а затим пролази кроз ланац одобравања – рачуноводство прима само одобрене ставке.
Вишестепени процес одобравања

Одобрење на нивоу руководиоца установе, оснивача и финансијског директора, са подесивим системом правила – према износу, месту трошка или услузи.
Управљање уговорима и предметима

Уговори о нези, уговори о раду, документација јавних набавки – са праћењем верзија и подсетницима на истек.
Припремљено за службену контролу

Сваке две године контролори Мађарског државног трезора могу да провере сваку нормативну и црквену допунску ставку. Документи система могу се ретроактивно преузети за било који тренутак.
Подршка за накнадно прекњижавање

У случају обавеза повраћаја утврђених на крају године, ставке се могу програмски прекњижити са једне врсте дотације на другу – уз очување ланца докумената.

Управљачки контролинг

Стање финансирања уживо, за сваку установу

Руководиоци у сваком тренутку виде како стоје са становишта финансирања и учинка – по појединим установама, по врсти услуге, заједно са стањем коришћења норматива за дати период.

Праћење коришћења норматива

Систем тачно показује када је нормативна дотација покривена – од тада рачуновође раде на терет црквене допуне.

Животни пут корисника

Одређени корисник може користити и више услуга – систем их све приказује у јединственом приказу налик картону.

Показатељи посета и испуњености

Ставке финансирања везане за учинак (нпр. обавеза посета у нези особа са зависностима) могу се аутоматски пратити.

Упозорење на ризик финансирања

Ако недовољан учинак или погрешно коришћење угрожава дотацију, систем благовремено упозорава – још пре обавезе повраћаја.

Поређење установа

Поређење учинка установа према трошковима и приходима – подршка одлучивању за оснивача.

Припрема обрачуна за државни трезор

Документи за обавезни обрачун на сваке две године стално су спремни – не морају се састављати у последњем тренутку.

Мапа пословних догађаја · Јединствена функција DataMagic-а

Месечни ток новца корисника – прегледно, у јединственом приказу

Мапа пословних догађаја директно повезује месечне активности сваког корисника (дневник активности, обрачун превоза, дневник догађаја) са каналима обрачуна: државни норматив, NEAK норматив, излазна фактура или статус „још необрачунато“. Визуелни ПД ланац одмах показује које ставке могу ићи на терет дотације, а које захтевају контирање.

Karta poslovnih događaja za korisnicu Nagy Sándorné – 6 izvornih stavaka izravno u 4 obračunska kanala — ПД мапа – месечни ток новца визуелно, по појединим корисницима

Изворне ставке са леве стране – дневник активности (TEV), обрачун превоза (SZÁLL), дневник догађаја (LEN). Сви уноси једног месеца на једном месту.
Канали обрачуна на десној страни – државни норматив, NEAK, излазна фактура или „за књижење“ – означени бојама, са износом.
Безијеове криве повезују изворне ставке са обрачунима: зелена за дотацију, плава за фактуру, наранџаста за још необрачунато.
Месечни укупни износ и удео – испод мапе: обрачунато, на излазној фактури, још необрачунато, укупно – на први поглед.
Одмах спремно за ревизију – извор и пут обрачуна сваке ПД ставке документовани су и следиви.
Јединствена функција DataMagic-а – ниједна друга социјална платформа не нуди визуелну мапу обрачуна на овом нивоу.

Zaslon obračuna potpore: lijevo stavčana dodjela po korisniku, desno iskorišteni i ukupni okvir potpore — Обрачун дотација – повезивање по ставкама и групна прерасподела

Усклађеност са прописима

Сталне промене, на сигурним темељима

Правно окружење социјалне заштите често се мења. Аутоматизми платформе помажу да се иде у корак – ретроактивне измене, упозорења на рокове и audit log свуда.

Безбедне ретроактивне измене

Нпр. васпитна потреба детета на хранитељству мења се ретроактивно – систем подржава прекњижавање 2–3 месеца уназад, уз аутоматски обрачун разлике у дотацији.
Упозорења на рокове

На пример, правило од 30 дана за особе са зависностима: систем аутоматски показује које кориснике треба поново позвати ради очувања финансирања.
Параметризација у складу са прописима

У случају новог закона или промене норматива систем се може прилагодити ажурирањем параметара – без развоја.
Потпуни audit log

Свака измена, одобрење и прилагање документа могу се пратити – систем припремљен за ревизију јавних набавки и службену ревизију.

Темељни стубови DataMagic-а

Четири модула која су основни предуслов за сваког пружаоца социјалних услуга

Репозиторијум докумената

Фактуре, уговори, потврде
Праћење верзија и завођење у деловодник
Управљање овлашћењима
Спремно за службену контролу

Ланац ПД

Цео ланац пословних догађаја
Праћење на основу исправа
Новчани ток између оснивача и установе
Транспарентност за цео циклус

Главна књига

Рачуноводство и финансије
Рашчлањивање по броју налога / профитном центру
Управљање вишеструким каналима финансирања
Подршка за накнадно прекњижавање

Workflow

Ланци одобравања
Обавештења о роковима
Аутоматизовани процеси
Механизам законских правила

Заштита података и усклађеност

GDPR и NIS2 уграђени у темеље система

У социјалном сектору подаци који се обрађују о корисницима спадају у посебну категорију – истовремено се односе на здравствене, правне и финансијске информације. Платформа испуњава захтеве и EU 2016/679 (GDPR) и EU 2022/2555 (NIS2), уграђене у темеље система.

Усклађеност са GDPR-ом

Обрада личних и посебних података

Евидентиран приступ подацима – ко је, када и шта видео
Видљивост података на основу улога и овлашћења
Обавештења о обради података и сагласности у Репозиторијуму докумената
Обрада захтева за брисање и издавање података
Шифровано чување и пренос

Усклађеност са NIS2

Сајбер безбедност и континуитет пословања

Шифрована комуникација (TLS) на сваком интерфејсу
Вишестепени систем овлашћења, двофакторска пријава
Редовне резервне копије и тестиран опоравак
План континуитета пословања и опоравка
Поступак управљања инцидентима и канал за пријаву

Интегрисана платформа за организацију социјалних услуга.