Kila nyaraka katika jukwaa moja – kuanzia kupokewa, kupitia usajili na uidhinishaji, hadi kuhifadhiwa katika kumbukumbu. Usajili, udhibiti wa matoleo, ufuatiliaji wa tarehe za mwisho, usimamizi wa ruhusa za ufikiaji, upangaji wa uidhinishaji na utambuzi wa maandishi kwa AI OCR, bila usakinishaji, moja kwa moja kutoka kivinjari.
DataMagic DMS husimamia mzunguko mzima wa maisha ya nyaraka katika jukwaa moja. Iwe ni usajili rahisi wa biashara ndogo au michakato ya uidhinishaji ya ngazi nyingi ya kundi la makampuni, mfumo ule ule hutimiza hitaji hilo.
Usajili wa wingi, ushughulikiaji wa nyaraka kwa makundi, udhibiti wa matoleo, usimamizi wa violezo, utafutaji unaonyumbulika, utambuzi wa maandishi wa OCR na usimamizi wa metadata – ukiwa na uwezo wa kuchimba kwa kina hadi kwenye minyororo ya hati.
Mazingira salama yanayotegemea wingu, yanayohudumia kila kampuni mwanachama wa kundi katika jukwaa moja – yakiwa na data-msingi ya pamoja, lakini nyaraka na ruhusa za ufikiaji zilizotenganishwa kwa kila kampuni.
Michakato ya uidhinishaji na uruhusaji: nyaraka inapobadilika, kazi huundwa kiotomatiki kwa mfanyakazi husika, ikiwa na kituo kimoja jumuishi cha kazi na uidhinishaji wa wingi.
Tumbo la ruhusa za ufikiaji kwa kila jukumu au kila mtumiaji: ufikiaji wa nyaraka, folda, operesheni na hata uga mmoja wa data unaweza kudhibitiwa. Nyaraka za siri zenye ufikiaji unaotolewa kwa jina.
Safari ya kila nyaraka inaweza kufuatiliwa kuanzia kupokewa hadi kuhifadhiwa katika kumbukumbu: mabadiliko yaliyorekodiwa, hatua za uidhinishaji, mabadiliko ya hali na ufuatiliaji tangulizi wa tarehe za mwisho.
MS Office, barua pepe, saini ya kielektroniki, muunganisho wa data wa NAV (Mamlaka ya Kodi ya Hungaria), Huduma ya Uwasilishaji Salama (Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás) na REST API iliyo wazi – nyaraka huundwa pale ambapo kazi inaendelea.
Kila nyaraka mahali pamoja: nambari ya usajili, kategoria, toleo, mhusika na hali kwenye kila nyaraka – ikiwa na hakikisho lililojengwa ndani, bila kupakua. Matokeo yanaweza kuchujwa kwa metadata na pia kwa maudhui.
Vyanzo: uwekaji wa mkono, sanduku la barua, folda ya pamoja, NAV, Huduma ya Uwasilishaji Salama (Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás) na API nyingine – mfumo hushughulikia kiotomatiki upokeaji wa nyaraka.
Vipengele vinavyosubiri kushughulikiwa kutoka vyanzo hukusanyika hapa.
Upokeaji uliorekodiwa, ukiwa na data ya msingi.
Zilizokamilishwa kwa nambari ya usajili na metadata.
Hazina kuu inayoweza kutafutwa, yenye matoleo na iliyolindwa kwa ruhusa za ufikiaji.
Folda ya upokeaji, akaunti ya barua pepe, NAV na Huduma ya Uwasilishaji Salama (Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatás) kama vyanzo – nyaraka zinazosubiri katika orodha moja, zikiwa na usajili wa kila moja au wa wingi.
Mikataba ni miongoni mwa nyaraka zenye thamani kubwa zaidi za kampuni: katika DMS haihifadhiwi ikakusanya vumbi kwenye folda, bali huishi katika daftari hai – ikiwa na tarehe za mwisho, wahusika na nyaraka zote zinazohusiana.
Kila mkataba katika daftari moja: mshirika, mada, uhalali, thamani.
Uzalishaji wa kiotomatiki wa mikataba kutoka data hai ya washirika na data-msingi.
Arifa ya kiotomatiki kuhusu dirisha la kusitisha, mapitio na uongezaji muda.
Viambatanisho, marekebisho, ankara na hati za uthibitisho wa utekelezaji kwenye rekodi moja.
Kuanzia matoleo ya majadiliano hadi nakala ya mwisho iliyoskaniwa na kutiwa saini.
Mfumo hufuatilia tarehe za mwisho na hutoa taarifa wenyewe – hakuna mkataba unaomalizika muda bila kutambuliwa.
Mzunguko mzima wa maisha umerekodiwa: kuanzia kuundwa hadi saini ya kidijitali, kila mabadiliko ya hali, mhusika na muhuri wa muda hubaki kuweza kufuatiliwa – chati ya mchakato huonyesha historia halisi ya mkataba.
Nyaraka au hati inapobadilika, mfumo huanzisha kazi kiotomatiki kwa mfanyakazi husika – kila mtu huona majukumu yanayomsubiri katika orodha moja kuu ya kazi, bila kujali kampuni au mchakato.
Kiolezo cha mchakato hukabidhi kwa jukumu, kundi au mtu; kazi kadhaa zinazofanana zinaweza kufungwa kwa pamoja (uidhinishaji wa wingi).
Barua pepe na ujumbe wa push kwa kila kazi mpya; muhtasari wa asubuhi wa majukumu ya sasa unapatikana ukiombwa.
Kazi inaweza kukabidhiwa au kutolewa kwa ukaguzi; wakati wa kutokuwepo, huhamishiwa kiotomatiki kwa mbadala.
Nyuma ya kila hati kila kitu huonekana: nani aliitoa, nani aliidhinisha, lini – hata kwa chati ya mchakato.
Michakato inayoendelea na iliyofungwa ya hati yoyote, inayoweza kuonyeshwa pia kwa chati ya mchakato.
Kazi zilizopitwa na muda huangaziwa, muda wa uchakataji hupimwa kwa kila mchakato.
Orodha kuu ya kazi na chati ya mchakato inayoonekana: nani aliidhinisha, hatua inayofuata ni ipi, mchakato ulikwama wapi – kwa wakati halisi, bila kujali kampuni au mchakato.
Kwa kutumia tumbo la ruhusa za ufikiaji, inawezekana kufafanua kwa kina ni mtumiaji yupi anaweza kufikia nyaraka ipi na anaweza kubadilisha nini – ukiwa na makundi ya ruhusa, hadi ngazi ya uga.
Ufikiaji au uhariri wa nyaraka mahususi unaweza kudhibitiwa kwa kila mtumiaji.
Uonekano wa matawi kamili ya folda unaweza kuwekewa vikwazo.
Usajili, uwekaji matoleo, ufutaji, uidhinishaji – vinaweza kuruhusiwa kwa kila operesheni.
Inawezekana hata kuficha au kufunga uga mmoja tu.
Ufikiaji unaotolewa kwa jina na haki tofauti ya uhariri; kwa kila mtu mwingine nyaraka haionekani katika orodha wala katika utafutaji. Kila mtazamo hurekodiwa.
Skrini moja kwa kila uamuzi: data ya washirika, hakikisho la nyaraka, historia.
Kila kipengele cha DMS kinapatikana pia kwa njia ya kiprogramu. Mifumo ya nje huunganishwa kwa usalama na chini ya udhibiti wa ruhusa za ufikiaji, hivyo hakuna uhamishaji wa mkono kati ya mifumo iliyopo ya kampuni (ERP, CRM, uandaaji wa mishahara) na DMS: data hutiririka kiotomatiki na kwa kurekodiwa kwa ukamilifu.
Upakiaji, usajili, utafutaji, na usimamizi wa matoleo na metadata kupitia kiolesura sanifu.
Nyaraka mpya, uidhinishaji, kumalizika muda: mfumo wa nje hujulishwa mara moja kuhusu matukio ya DMS.
Uhamishaji uliopangwa wa kumbukumbu zilizopo, pamoja na metadata, folda na matoleo.
Uunganishaji wa akaunti za barua pepe, skana za mtandao, watoa huduma za saini ya kielektroniki na uhifadhi wa kumbukumbu; muunganisho wa data wa NAV / wa mamlaka.
Nyaraka za API na mazingira ya majaribio zinapatikana tangu siku ya kwanza ya uwekaji, hivyo wasanidi programu wanaweza kujenga uunganishaji kwa kasi yao wenyewe bila kuhatarisha data halisi ya uzalishaji.
Omba onyesho, na tuangalie pamoja jinsi DataMagic DMS inavyoendana na michakato yenu ya usimamizi wa nyaraka – kuanzia biashara ndogo hadi kundi la makampuni.
Ninaomba onyesho